Creare un ambiente di lavoro
più sicuro e giusto per tutti

sistema di segnalazione di condotte illecite (whistleblowing)

Il nostro sistema per le segnalazioni (Whistleblowing) è progettato per offrire un canale sicuro e protetto attraverso il quale è possibile presentare una segnalazione di violazioni avvenute all'interno della Società. Sono intese, tra queste, comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di e che consistono in illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs 231/01.

Sono invece escluse le contestazioni, rivendicazioni o richieste inerenti un interesse di carattere esclusivamente personale.

La segnalazione verrà gestita da un soggetto obbligato alla massima riservatezza. I canali di segnalazione sono ideati ed istituiti secondo principi di tutela dei dati personali e pianificati al fine di garantire la massima riservatezza dei dati e delle informazioni, che sono protetti con misure tecniche, fisiche ed organizzative adeguate ad attuare i principi di protezione dei dati (art. 5 GDPR) integrando nel trattamento le necessarie garanzie per soddisfare i requisiti del Regolamento e del D.Lgs. 24/2023 e tutelare i diritti e le libertà degli interessati. Tali misure comprendono requisiti fisici, procedurali e tecnico-informatici, fra i quali la crittografia, specifiche autorizzazioni, conservazione sicura e riservata dei dati.

I dati personali saranno accessibili solo previa autorizzazione esplicita da parte del segnalante stesso. Il segnalante sarà protetto da eventuali ritorsioni che potrebbe subire.

La Società incoraggia ad utilizzare il sistema di whistleblowing per segnalare comportamenti all'interno dell'organizzazione che siano illegali, inappropriati o contrari alle regole o all'etica aziendali. Ogni contributo è importante per aiutarci a mantenere un ambiente di lavoro sicuro e rispettoso.

Per saperne di più sul whistleblowing, sia da un punto di vista giuridico che operativo.

Questa pagina contiene un modulo da compilare, insieme a istruzioni e raccomandazioni per aiutarLa nella compilazione. La segnalazione viene registrata e inviata al database solo quando è premuto il pulsante "Salva". È comunque possibile apportare modifiche al modulo fino a quando la segnalazione non viene protocollata. Tuttavia, anche dopo la protocollazione della segnalazione è possibile integrare la stessa con ulteriori informazioni. Tutti i dati sono accessibili esclusivamente al soggetto al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna e non sono accessibili a nessun'altra persona, in quanto salvati in forma crittografata. Al primo accesso, è necessario che venga selezionata la casella di accettazione delle condizioni per la registrazione, affinché la segnalazione possa essere salvata. Una volta premuto il pulsante "Salva", il programma verifica che tutti i campi obbligatori siano stati compilati. I campi obbligatori sono quelli contrassegnati da un asterisco (*). Dopo aver salvato la segnalazione, compare un menu nella parte superiore con diverse opzioni. È possibile stampare un riepilogo della segnalazione, inviare il codice della segnalazione al proprio indirizzo e-mail scelto, aprire la chat e la documentazione. Dopo il salvataggio, compaiono anche dei pulsanti per copiare rapidamente il codice della segnalazione. Il codice di segnalazione ha 16 numeri, ad esempio: 1076 6785 8000 7547.

Segnalazione illecito

È fondamentale conservare il codice in un luogo sicuro, sia fisico che digitale, e non condividerlo con nessuno. Una volta salvata la segnalazione, si può copiare il codice utilizzando l'apposita voce del menu o il pulsante situato direttamente sotto di esso. Successivamente, si ha la possibilità di incollarlo altrove o tramite il pulsante "Inviami codice" inviarlo automaticamente tramite e-mail a un indirizzo a scelta.

Il codice permette di riaprire la segnalazione per apportare eventuali modifiche prima che la stessa venga protocollata o per aggiungere ulteriori informazioni dopo l'intervenuta protocollazione. La riapertura della segnalazione, inoltre, è utile per controllarne lo stato e per comunicare, in modo anonimo, tramite la chat con gli addetti alla valutazione della segnalazione.

È importante sottolineare che la segnalazione può essere aperta esclusivamente mediante l'utilizzo di questo codice. Non esiste altra possibilità per visualizzare, modificare o integrare la segnalazione.

Aperta
-

Protocollata
-

Chiusa / Esito
-

Qui sopra le date e lo status della segnalazione. La data di apertura è registrata quando la segnalazione viene salvata per la prima volta (lo status diviene "aperto"). Quando la segnalazione viene presa in carico dall'organo incaricato per la valutazione, avviene la protocollazione e viene registrata la data corrispondente (lo stato della segnalazione cambia a "verifiche in corso"). Questo processo di protocollazione viene completato entro giorni dall'apertura della segnalazione. Dopo la protocollazione, la segnalazione non può più essere modificata, ma possono essere apportate integrazioni con nuove informazioni, chiarimenti o precisazioni.

Alla conclusione delle verifiche, la segnalazione viene chiusa (lo stato cambia a "chiuso" e l'esito dell'indagine può essere classificato come "accettato" o "rifiutato").

L'esito della segnalazione deve essere pubblicato entro giorni dall'apertura della stessa. Una volta chiusa, essa non può più essere modificata e le eventuali comunicazioni tra le parti devono avvenire tramite altri mezzi, come ad esempio e-mail. Le segnalazioni vengono archiviate per 5 anni e se non vi sono nuovi eventi o informazioni pertinenti vengono cancellate.

Di seguito, alcuni consigli per compilare i campi della segnalazione:

Nel caso in cui si disponga di documenti o elementi che possono sostenere la segnalazione, è bene raccoglierli e inserirli nella segnalazione (vedi sezione "Documenti").
Fornire una descrizione dettagliata del comportamento o delle azioni che si intende denunciare, includendo tutte le informazioni rilevanti.
Evitare di includere informazioni irrilevanti e cercare di essere precisi, chiari e trasparenti.
Evitare di inserire dati personali o di altre persone se non necessari.
Durante la compilazione del modulo di denuncia, leggere attentamente le istruzioni.

Molti dei campi da compilare hanno una piccola icona () all'angolo in basso a destra; questa serve ad allargare (ovvero ridimensionare) il campo. Per far questo, posizionare il mouse sopra l'icona e, tenendo premuto il pulsante sinistro, dopo che il mouse ha cambiato forma (doppia freccia verso l'alto e il basso: ), muoverlo in basso, per allargarlo, o in alto, per ridimensionarlo (in un senso o nell'altro, ci sono dei limiti). Inoltre, ogni campo ha un limite di caratteri che può contenere (lunghezza massima del campo) e il valore riportato sopra ogni campo sulla destra (250) indica quanti caratteri sono ancora disponibili per quel campo.

In questo primo pannello si danno tutte le INFORMAZIONI GENERALI riguardo alla denuncia. Si raccomanda di essere precisi e di utilizzare un linguaggio chiaro e trasparente in modo da rendere le informazioni comprensibili a tutti. Evitare, quindi, di usare un linguaggio tecnico, complesso o involuto. ATTENZIONE! Una volta salvata la segnalazione, il suo titolo non può più essere modificato.

INFORMAZIONI GENERALI

250 Titolo (*)

Il campo Titolo serve a riconoscere velocemente una segnalazione e distinguerla da tutte le altre. La lunghezza massima del titolo è di 250 caratteri. Un volta che la segnalazione è stata salvata, il titolo non può più essere modificato.

8000 Descrizione (*)

Il campo Descrizione è un campo della lunghezza massima di 8000 caratteri. La descrizione deve essere concisa, ma completa e deve riguardare fatti e circostanze di cui si è sicuri con argomenti che ne dimostrino l'oggettività. Si raccomanda un tono professionale e rispettoso, evitando di usare "parole emotive" o giudizi personali. Prima di salvare, rileggere attentamente la descrizione e gli altri campi, per assicurarsi che sia accurata e completa, e correggere eventuali errori di ortografia e di grammatica.

250 Luogo (*)

Il campo Luogo è un campo indica il luogo o i luoghi dove è avvenuto l'episodio o sono avvenuti gli episodi oggetto della denuncia. L'indicazione del luogo deve essere il più circostnziata possibile, quindi: città, via, edificio, piano, ufficio, insomma tutte le informazioni che possano individuare con precisione il luogo o i luoghi. In caso di impossibilità di fornire informazioni precise sul luogo, specificare la fonte delle informazioni o indicare eventuali difficoltà riscontrate nella loro acquisizione. Il campo ha una lunghezza massima di 250 caratteri.

250 Periodo (*)

Il campo Periodo è un campo di un massimo di 250 caratteri che indica quando è avvenuto l'episodio o sono avvenuti gli episodi oggetto della denuncia. Cercare di essere il più precisi possibile (se è possibile, anche il momento della giornata); se non si è in grado di fornire una data precisa, si può fornire un intervallo di date approssimativo (ad esempio, "nel mese di maggio 2023"). Indicare anche se quanto si espone è avvenuto una volta o più volte e, se se ne conosce il numero, quante. Indicare anche se i fatti descritti sono ancora in corso o meno.

8000 Come ne è venuta/o a conoscenza?

Questo campo non è obbligatorio, ma si invita vivamente a compilarlo. Il campo può contenere al massimo 8000 caratteri e serve a conoscere come si è venuti a conoscenza di quanto si sta denunciando. In questo campo si specifica se si è un testimone diretto di quanto avvenuto oppure di come sono state ottenute le informazioni che si stanno esponendo, come ad esempio da un documento, da un testimone o da altro. Insomma, la fonte, chi o cosa ha fornito le informazioni.

In questo pannello si inseriscono i SOGGETTI COINVOLTI nella segnalazione. Questi si suddividono in "Soggetti responsabili", coloro che hanno portato avanti l'azione che si denuncia, "Soggetti testimoni", coloro che hanno assistito all'evento, "Altri soggetti coinvolti", coloro che in qualche modo ne sono a conoscenza ovvero ne sono in qualche modo coinvolti. Il soggetto, che può essere una persona fisica o giuridica, viene inserito attraverso un pannello che si attiva tramite il pulsante "Inserisci un nuovo soggetto"; nello stesso pannello è possibile ascrivere il soggetto ad una delle tre categorie appena elencate. Altre raccomandazioni all'interno del pannello di inserimento. Se, per qualche motivo, non si inserisce nemmeno un "Soggetto responsabile", allora esporre perché non lo si è fatto nel campo "Note" poco più sotto. Nell'inserimento, assicurarsi di fornire informazioni accurate sui soggetti coinvolti senza fare supposizioni o accuse infondate o diffamatorie che potrebbero condurre a procedimenti penali. Utilizzare un linguaggio rispettoso ed evitare commenti negativi o offensivi. Inoltre evitare assolutamente di inserire dati personali non pertinenti.

Una volta inseriti, i soggetti possono essere modificati o cancellati aprendo nuovamente il pannello con cui sono stati inseriti, cliccando sopra i loro nomi.

SOGGETTI COINVOLTI

Soggetti responsabili

Nessuno

Soggetti testimoni

Nessuno

Altri soggetti coinvolti

Nessuno

Note 8000

Questo campo non è obbligatorio, ma lo diventa se NON si inserisce alcun "soggetto responsabile"; in questo caso occorre spiegare perché non lo si è fatto. Il campo, però, può anche essere utilizzato per inserire qualsiasi altra informazione che riguarda i soggetti. Il campo ha una lunghezza massima di 8000 caratteri.

Qui si inseriscono i DOCUMENTI che possono aiutare a provare quanto esposto nella segnalazione. I documenti possono essere file pdf o file immagini "jpg" e png con una dimensione massima di 10MB, ma anche qualsiasi collegamento (link) disponibile in rete (l'utente può quindi utilizzare anche servizi come dropbox o altri simili per caricare file zip). Prima di caricare qualsiasi documento, assicurarsi che sia veritiero e accurato. Nel pannello di caricamento, nel campo che descrive il documento, fornirne una descrizione e il contesto in cui è stato redatto, quindi indicare come si è venuti in possesso del documento. I documenti vengono caricati in una cartella protetta e i file al suo interno sono accessibili solo tramite questo programma (sul suo lato server); i file, di cui rimane nascosto anche l'indirizzo (URL), non sono quindi raggiungibili via-internet. Il caricamento dei documenti è disponibile solo dopo il primo salvataggio. I documenti possono anche essere inviati a questo indirizzo di posta ordinaria: [...].

Una volta inseriti, i documenti possono essere modificati o cancellati aprendo nuovamente il pannello con cui sono stati inseriti, cliccando sopra i loro titoli.

DOCUMENTI

Nessuno

Pannello disponibile dopo il primo salvataggio

Note

Questo campo può essere utilizzato per inserire qualsiasi altra informazione che riguarda i documenti inseriti. Il campo ha una lunghezza massima di 8000 caratteri.

Questo pannello serve per inserire i PROPRI DATI PERSONALI. Tutti i campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori.

DATI PERSONALI

50 Nome (*)

100 Cognome (*)

150 Indirizzo e-mail (*)

20 Telefono cellulare (*)

Estremi del documento di identità (*)

Tipo

Numero

Scadenza

2000 Posizione / Altro

Sono consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci (anche anonime) e/o della creazione o uso di atti falsi, anche ai sensi dell'art. 76 del D.P.R. 445/2000; dichiaro, inoltre, l'assenza di un qualsiasi interesse privato collegato alla segnalazione e di aver letto e accettato l'"Informativa sulla privacy" (disponibile all'interno della documentazione accessibile dal pulsante nel menu a inizio pagina).

Importante! Una volta vistata questa casella e salvata la segnalazione, la stessa casella non potrà più essere modificata, neanche prima che la segnalazione sia protocollata. Però, prima che questa sia protocollata, la segnalazione può essere eliminata senza lasciare traccia alcuna. Dopo che la segnalazione è stata protocollata, la segnalazione non potrà più essere modificata o eliminata, ma solo integrata con nuove eventuali informazioni. Si ricorda ancora una volta che dopo il salvataggio si attiverà anche il menu ad inizio pagina con la possibilità di chattare in modo anonimo che i gestori delle segnalazioni. Una volta che la segnalazione è stata chiusa non può più essere modificata e le eventuali comunicazioni tra le parti devono avvenire in altri modi e altri luoghi (ad es. via e-mail).

Il pulsante "Salva" si attiva non appena viene vistata la casella di "garanzia" (quella poco più sopra). Comunque una volta cliccato il pulsante "Salva", prima di procedere al salvataggio e all'invio della segnalazione, il programma controlla che tutti i campi obbligatori siano stati compilati e, se inseriti, sebbene non obbligatori, i campi e-mail e telefono abbiano una struttura formalmente corretta.

Titolo:

Descrizione:

Luogo:

Periodo:

Come ne è venuta/o a conoscenza?:

Soggetti coinvolti:

Dati personali:

Sigla	Livello	Autorizzato

Invia nuova password La nuova password è stata inviata.

Reati e motivazioni

Fondatezza

Impatto

Rischio

Commenti a fondatezza, impatto e rischio (FIR)

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